Étude de cas : Veiller à l’excellence réglementaire et garder la confiance du public : l’Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l’Ontario

L’Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l’Ontario (OTSTTSO) est l’organisme de réglementation qui régit les travailleurs sociaux et les professions liées au domaine du travail social de la province. Son mandat principal consiste à protéger le public en veillant à ce que ses membres respectent des normes élevées en matière d’éthique, de compétence et de professionnalisme. La communication multilingue est essentielle pour l’Ordre, car la loi exige que tous les documents externes, y compris le contenu du site Web et les bulletins d’information, soient traduits en français.

Le défi : Lourdeur administrative et manque d’uniformité

Avant de s’associer à nous, l’OTSTTSO faisait appel à une variété de traducteurs indépendants. Bien que ces traducteurs détenaient l’expertise nécessaire, l’approche était une source de difficultés sur le plan opérationnel.

Les défis comprenaient notamment ce qui suit :

• Problèmes d’uniformité liés aux divergences d’un traducteur à l’autre.
• Complexité de la gestion des projets.
• Difficultés à respecter les délais d’exécution.

L’OTSTTSO avait besoin d’une solution offrant un meilleur rapport coût-efficacité,un respect des normes les plus élevées et une uniformité accrue d’un texte à l’autre, surtout compte tenu de son public très varié.

Pourquoi l’OTSTTSO a-t-il choisi de faire affaire avec nous?

Finding a partner who could address challenges related to efficiency, consistency, and, critically, data security was a priority. Several factors stood out in the decision to work with Apertera:

1. Crédibilité en matière de protection des données et de conformité réglementaire : la crédibilité que confèrent nos partenariats avec des institutions financières de renom a joué un rôle important dans le choix de l’Ordre. Ces relations ont donné à l’équipe une assurance et une confiance cruciales à l’égard de notre capacité en matière de protection des données.L’hébergement de nos données au Québec et notre statut d’entreprise canadienne ont également joué en notre faveur.

2. Efficacité et technologie adaptative : l’OTSTTSO était à la recherche de solutions à l’efficacité éprouvée et capable de satisfaire aux exigences réglementaires les plus élevées. À cet égard, notre technologie de traduction adaptative a été un facteur clé dans leur décision. Cette technologie assure une plus grande uniformité de la terminologie d’un document à l’autre en s’adaptant en fonction des traductions précédentes et des modifications apportées.

3. Gamme complète de services de soutien et de gestion : l’OTSTTSO avait besoin de traductions certifiées, d’une confidentialité impeccable et d’une expertise éprouvée dans son domaine de spécialité. Au-delà de ces exigences, la capacité à prendre en charge différents types de fichiers, y compris pour des mandats de transcription de vidéos, était très prisée par l’Ordre. 

La solution : Adopter la technologie pour accroître la clarté

Bien que l’OTSTTSO se soit initialement concentré sur la traduction de documents au cours de son essai gratuit, il envisage maintenant d’autres formats, comme l’extraction de transcriptions de ses vidéos éducatives.

L’équipe de l’Ordre a constaté que notre logiciel rendait facile la gestion des projets, soulignant notamment l’utilité de l’interface du tableau de bord de gestion des projets pour simplifier ses processus de traduction existants. Ce tableau de bord rend le suivi et l’organisation de plusieurs projets beaucoup plus efficace que l’ancien système manuel de l’Ordre composé de feuilles Excel complexes.

Here’s how working with Apertera aligns with OCSWSSW’s strategic goals:

• Efficacité et innovation : Alexa Translations aide l’Ordre à simplifier les processus de traduction, à réduire les coûts et à respecter son engagement à faire preuve d’agilité et à utiliser judicieusement la technologie.
• Accessibilité et inclusion : L’outil d’Alexa Translations permet de produire des traductions plus rapidement sans sacrifier l’exactitude, ce qui aide l’Ordre à communiquer clairement avec son public francophone, favorisant ainsi l’équité et la transparence.
• Amélioration de la qualité et réduction des risques : Apertera has built-in expertise to help support quality control and allows for information to be translated accurately and consistently.

« Nous sommes ravis de nous être associés à Apertera et d’avoir la possibilité d’utiliser la technologie de manière plus efficace et intelligente que jamais dans le cadre de notre rôle réglementaire. » Denitha Breau, IA, M.S.C. inf., MBA Registrateure et chef de la direction, Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l’Ontario