Structurer les activités juridiques de manière à absorber la hausse de volume des traductions

Dans le secteur juridique, le flux de tâches est rarement bien ordonné et prévisible.

Un contrat doit être finalisé plus tôt que prévu, un document réglementaire est modifié à la dernière minute, une traduction doit être rapidement vérifiée par un collègue bilingue sans grand préavis… et, avant même qu’une tâche soit terminée, une autre arrive.

Une à une, les demandes sont traitées.

Mais à mesure qu’elles s’accumulent, le processus établi commence à montrer ses limites.

Selon un sondage de l’Association of Corporate Counsel mené auprès de chefs des affaires juridiques, 70 % des répondants s’attendent à une hausse de la demande de services juridiques, alors que seuls 45 % prévoient une croissance des budgets et qu’à peine 37 % anticipent une augmentation des effectifs.

Pour les équipes juridiques, cet écart entre la demande et les ressources peut se traduire par un besoin de coordination accru, davantage de révisions internes et une pression toujours plus forte sur les mêmes personnes. Un processus qui fonctionnait pour des demandes occasionnelles devient moins efficace lorsque le volume augmente.

C’est à ce moment-là que la traduction cesse d’être une simple succession de demandes et devient un véritable enjeu pour les activités juridiques.

Pour qu’il soit évolutif, un processus doit être conçu pour le volume de travail, la complexité des mandats et les normes applicables.

Table des matières

Les limites d’un processus adapté aux demandes ponctuelles

Un processus peut fonctionner étonnamment bien quand les demandes sont ponctuelles… jusqu’à ce que le volume augmente.

Une demande arrive par courriel : il faut alors trouver le bon collègue bilingue, remettre la main sur une traduction antérieure pour s’y référer, puis planifier la révision en fonction des disponibilités de chacun.

Le travail est accompli, mais le processus dépend fortement du fait que chaque personne sait quoi faire, à qui s’adresser et où trouver ce dont elle a besoin.

Plus les besoins multilingues augmentent, plus il devient difficile de maintenir ce mode de fonctionnement. La terminologie peut se retrouver dispersée entre divers documents et équipes, les responsabilités en matière de révision ne sont pas toujours clairement définies et plusieurs versions d’un même document peuvent circuler. Résultat : les ressources internes spécialisées consacrent davantage de temps à coordonner des efforts et à réviser des contenus, ce qui ne relève pas directement de leurs responsabilités principales.

Le problème ne réside donc pas dans une demande en particulier.

Il réside plutôt dans les frictions opérationnelles qui s’installent lorsque chaque nouvelle demande est acheminée et gérée à la volée au sein de l’organisation.

Pour qu’un processus soit évolutif, un parcours reproductible doit d’abord être établi.

L’anatomie d’un processus de travail juridique évolutif

Un processus évolutif permet de structurer le travail sans y ajouter de complexité inutile. 

Cette structure se résume à trois éléments fondamentaux : 

• Une prise en charge structurée : Les demandes suivent un processus défini, et les renseignements appropriés sont recueillis dès le départ : type de document, langue, territoire de compétence, échéancier, sujet et exigences de révision. Les responsabilités de chacun sont claires dès le début.
• Une uniformité intégrée : La terminologie approuvée, le contenu connexe et le langage propre à l’organisation, à une équipe ou à un mandat en particulier sont accessibles et appliqués de façon uniforme. Les connaissances institutionnelles font partie intégrante du processus de travail, plutôt que de devoir être reconstituées ou recherchées à chaque nouvelle demande.
• Une méthode de révision et d’approbation définie : Qui révise quoi? À quel moment faut-il faire appel à une expertise juridique ou linguistique professionnelle? Qui donne l’approbation finale? Des rôles et des étapes d’approbation clairement définis permettent de faire avancer les mandats sans compromettre la rigueur requise pour le contenu juridique d’une grande importance.

La technologie peut s’avérer utile à chacune des étapes du processus : elle permet de centraliser les demandes, de préserver la terminologie et le contexte, d’automatiser les tâches répétitives et de donner une meilleure visibilité sur l’ensemble du processus de travail. Mais la technologie, à elle seule, ne constitue pas un modèle opérationnel. La supervision par des spécialistes demeure essentielle lorsque les nuances, le contexte juridique et le jugement sont essentiels.

Apertera (auparavant Alexa Translations) combine l’expertise de spécialistes, la technologie et les processus de travail structurés pour aider les équipes juridiques à gérer leurs activités multilingues de manière intégrée plutôt que de les traiter comme une succession de demandes isolées.

Le résultat est un processus conçu pour rester efficace, que le volume de demandes soit stable ou qu’il connaisse une forte hausse.

Reproductible par défaut. Adaptable au besoin.

De la simple gestion des demandes au renforcement des capacités

La valeur d’un processus évolutif ne réside pas uniquement dans une meilleure efficacité opérationnelle, mais aussi – et surtout – dans la capacité que cette efficacité libère au sein de l’équipe juridique.

Moins on passe de temps à coordonner les demandes, à rechercher des traductions antérieures et à gérer les révisions, plus on peut se consacrer aux tâches qui requièrent véritablement une expertise interne. Et lorsque la terminologie, les processus et les responsabilités sont conservés d’une demande à l’autre, l’uniformité est préservée sans qu’il soit nécessaire de la reconstituer à chaque fois.

Les effets peuvent être considérables.

Une image vaut mille mots :

Les chiffres ci-dessus correspondent aux résultats rapportés par Wildeboer Dellelce, cabinet d’avocats spécialisé en droit des sociétés, après la centralisation de son processus de traduction avec Apertera. Le cabinet a également mis en place un processus permettant de facturer directement aux clients les coûts de traduction, transformant ainsi une charge jusque-là assumée en interne en un modèle plus viable.

Votre processus pour les activités juridiques multilingues peut-il suivre l’évolution de la demande?
Évaluez votre processus actuel selon cinq axes - capacité, terminologie, technologie et IA, gouvernance, supervision professionnelle -
et cernez les possibilités d'amélioration.

Foire aux questions

1. À quel moment les équipes juridiques devraient-elles passer du traitement des demandes de traduction au cas par cas à un processus de travail structuré?
Lorsque les mandats multilingues se multiplient au point de générer des frictions opérationnelles en matière de coordination, de révision interne, de gestion de la terminologie ou de capacité. Un processus de travail structuré peut aider les équipes juridiques à gérer la hausse du volume de demandes de manière plus uniforme, à limiter les tâches manuelles et à moins dépendre de quelques personnes clés.

2. Comment les équipes juridiques peuvent-elles rendre les processus de travail multilingues plus évolutifs?
L’évolutivité commence par la normalisation des tâches qui reviennent d’une demande à l’autre, notamment l’acceptation du mandat, la gestion de la terminologie, la révision et l’approbation. La technologie peut aider à centraliser et à automatiser certains aspects du processus de travail, tandis que l’expertise professionnelle apporte le jugement juridique et linguistique requis pour les mandats exigeants.

3. Quels sont les avantages d’une gestion évolutive des activités juridiques?
Elle permet de limiter la coordination manuelle et les tâches à refaire inutilement, de contrôler les coûts, d’améliorer l’uniformité et d’accroître la capacité sans que les ressources aient à augmenter au même rythme que la demande. Pour les mandats multilingues, elle peut également aider à préserver la terminologie, le contexte et la qualité d’un document à l’autre et d’une équipe à l’autre.