Cinq signaux d’alarme indiquant que vous devez revoir votre processus de publication de l’information financière

Avec le temps, la publication de l’information financière s’est complexifiée. Les parties prenantes sont plus nombreuses. Les systèmes se sont multipliés. Et la pression d’agir rapidement s’est intensifiée.

Pourtant, beaucoup d’entreprises s’appuient encore sur des processus qui n’ont pas été conçus pour répondre aux exigences de déclaration actuelles, surtout lorsque du contenu à enjeux élevés doit être traduit, transmis entre différentes équipes et passer par des cycles de révision. 

Selon une étude de Sage, 60 % des dirigeants financiers canadiens ont affirmé que le temps consacré aux processus manuels fastidieux freine leur travail sur des projets stratégiques¹ .¹ 

Le problème ne saute pas toujours aux yeux.

Une échéance est respectée.
Un rapport est déposé.
Le processus se poursuit.

Jusqu’à ce que la pression devienne trop forte.

Table des matières

Les signaux d’alarme sont faciles à manquer

La plupart du temps, les problèmes de processus de travail ne commencent pas par une échéance manquée.

Ils s’accumulent sans même que vous ne vous en rendiez compte.

Une approbation prend plus de temps que prévu. Un réviseur devient un obstacle. Une version traduite n’est plus uniforme après une modification de dernière minute. Une demande tardive oblige les équipes à réviser leurs priorités. 

Pris séparément, chacun de ces problèmes semble gérable.

Mais une fois réunis, ils révèlent un enjeu plus important.

Un processus de travail qui repose sur des solutions de rechange, un petit nombre de spécialistes et des interventions de dernière minute peut réussir à se tirer d’affaire. Mais à mesure que les volumes de déclaration augmentent et que les échéances se resserrent, les difficultés que nous arrivions à surmonter jusque-là commencent à échapper à notre contrôle.

C’est à ce moment qu’un problème de processus devient un risque opérationnel.

Lorsque les processus de déclaration présentent des défaillances

1. Les mêmes obstacles continuent de surgir aux mêmes endroits.

Une personne retarde toutes les approbations. Un transfert entre les équipes freine systématiquement tout progrès. Un seul retard se répercute sur tout le reste du processus.

Lorsque les mêmes obstacles surgissent d’un cycle à l’autre, le problème vient rarement de la demande en elle-même.

C’est plutôt le processus qui est défaillant.

2. La gestion des versions devient de plus en plus difficile.

Lorsque plusieurs versions d’un même fichier circulent entre les équipes, que le contenu source évolue en cours de révision multilingue et que les modifications proviennent de différents canaux, le risque est élevé de voir les équipes travailler à partir de versions obsolètes. 

Les conséquences dépassent largement la simple confusion.

Les documents sont inutilement retravaillés, le processus d’approbation s’éternise et le risque de livrer un document final qui manque d’uniformité est accru.

3. Les réviseurs deviennent une contrainte.

Des réviseurs spécialisés sont essentiels à la communication financière à enjeux élevés. Mais lorsque trop de travail dépend de trop peu de personnes, l’expertise devient un obstacle.

Les révisions s’empilent.

Les délais d’exécution, eux, s’allongent.

Les spécialistes hautement qualifiés consacrent plus de temps à corriger des problèmes évitables qu’à mettre leur expertise au service des décisions qui comptent vraiment.

4. Les demandes de dernière minute perturbent toute la chaîne.

Bien sûr, les demandes imprévues sont inévitables.

Encore est-il que notre processus de travail doit être en mesure de s’y adapter sans perdre en efficacité.

Lorsque la gestion d’une demande urgente oblige les équipes à reporter d’autres priorités, à ajouter des transferts manuels ou à accélérer les cycles de révision, c’est que le processus n’est pas conçu pour une telle pression.

5. Le bon fonctionnement du processus repose sur la coordination manuelle.

Les informations sur l’état d’un document ne se trouvent que dans les échanges par courriel. Chaque équipe court après les approbations. Une personne doit assurer le suivi de la version finale, des révisions encore requises, du contenu envoyé aux partenaires externes et des prochaines étapes. 

Le processus de travail fonctionne… parce que quelqu’un compense en permanence ses limites.

C’est le signal d’alarme.

Un processus qui dépend constamment d’une intervention manuelle devient plus difficile à adapter et à gérer et plus vulnérable à mesure que les obstacles s’ajoutent.

Ce qui distingue les processus de travail les mieux structurés

Un processus de publication de l’information financière structuré permet de bien gérer les difficultés.

Les rôles sont clairement établis avant l’approche des échéances. Les responsabilités de révision et d’approbation sont définies. La terminologie demeure uniforme dans les rapports financiers, les documents du conseil d’administration, les circulaires de sollicitation de procuration et les autres documents à enjeux élevés, peu importe la langue.

La technologie permet aussi de réduire la charge des tâches manuelles inutiles. L’expertise professionnelle est mobilisée là où le jugement, le contexte et la responsabilité sont essentiels.

Le plus beau dans tout ça, c’est que lorsque les volumes de déclaration augmentent, le processus de travail s’adapte sans compromettre l’uniformité ou le contrôle.

L’objectif est de créer un processus qui ne faillit pas sous la pression.

De la résolution de problèmes à la capacité opérationnelle durable

Les processus de travail les plus efficaces ne se limitent pas à éliminer les obstacles lorsqu’ils surgissent.

Ils se renforcent avec le temps.

À mesure que se forge notre compréhension du contexte organisationnel, la terminologie se standardise, les processus s’adaptent véritablement aux pratiques opérationnelles des équipes et la technologie réduit la charge des tâches manuelles tout en laissant aux spécialistes le soin d’exercer le jugement et la supervision indispensables aux communications financières à enjeux élevés.

Tout ceci ne serait pas possible sans un partenaire stratégique.

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Confiance renforcée quand la pression liée à la déclaration s’intensifie.

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Foire aux questions

1. Comment faire pour savoir si un processus de publication de l’information financière doit être revu?
Parmi les signaux d’alarme courants, notons les obstacles récurrents, la gestion complexe des versions, la surcharge de travail des réviseurs, les perturbations fréquentes de dernière minute et une coordination encore trop dépendante des processus manuels. Si les mêmes problèmes surgissent à chaque cycle de déclaration, cela pourrait signifier que le processus de travail n’est plus adéquat.

2. Qu’est-ce qui accroît l’efficacité d’un processus de publication de l’information financière?
Des processus de travail efficaces combinent des rôles et des responsabilités d’approbation clairs, une terminologie uniforme, des mécanismes d’adaptation et une technologie qui réduit la charge des tâches manuelles inutiles. Pour le contenu multilingue à enjeux élevés, l’expertise professionnelle permet également d’assurer la prise en compte du contexte, l’exactitude et la responsabilité à mesure que les exigences de déclaration se multiplient.

3. Comment les secrétaires généraux peuvent-ils améliorer la coordination des processus complexes de déclaration et d’approbation?
Les secrétaires généraux coordonnent souvent les contributions des services juridiques et financiers, de la direction ainsi que des partenaires externes. Des responsabilités clairement définies, des séquences de révision structurées et une gestion centralisée des versions contribuent à garantir l’uniformité des documents du conseil d’administration, des circulaires de sollicitation de procurations et des autres documents importants, même lorsqu’ils se retrouvent entre les mains de nombreuses parties prenantes et passent par plusieurs étapes d’approbation. 

Références :

1 – Communiqué de presse et résumé de l’étude de Sage menée au Canada