LES RÉPERCUSSIONS DU PROJET DE LOI 96 SUR LES RESSOURCES HUMAINES

Le projet de loi 96 a changé l’univers des entreprises qui exercent leurs activités au Québec.

Êtes-vous prêts pour la suite des choses ?

Le 1^er juin 2022, le monde a changé pour les entreprises ayant des employés au Québec, peu importe leur taille.

Les équipes de direction ne peuvent plus prendre de libertés quant à la langue dans laquelle elles communiquent. Maintenant, qu’un employé en fasse ou non la demande formelle, les entreprises doivent se préparer à ce que tous les contrats de travail, les contrats, les révisions et toutes les autres communications soient disponibles en français. Les membres du personnel peuvent accepter de correspondre en anglais, mais une entente à cette fin doit être conclue par écrit.

Simply put: if you haven’t yet translated your English documents to French, stop reading this article and get started right now. 

Nous avons récemment discuté avec Tanya Da Silva, associée chez DLA Piper, qui nous a fait part de ses réflexions sur ce que le projet de loi 96 signifie pour les ressources humaines et les équipes de direction générale à l’avenir.

TRADUIRE VOS CONTRATS DE TRAVAIL ET VOS OBLIGATIONS

Under the previous Bill 101, employment contracts could be provided in English so long they included the “French Language Clause”, which stated that both parties had agreed to have the documentation offered in English only. The clause would apply to any document employees had signed and agreed to, such as confidentiality agreements, restricted covenants, IP protection agreements, etc.

Essentiellement, l’employeur pouvait choisir la langue employée dans les documents signés. Maintenant que le projet de loi 96 a été adopté, tout a changé. 

“Now, what’s required is that the French version be provided at the outset,” says Da Silva, “it has to be provided first and then, only if the employee requests it in another language, can it be provided in English.”

This means that the company’s current documents will need to be translated into French. Consider employment agreements, contracts, employee handbooks, workplace policies, and just about anything else you can imagine – they are all required in French and must be presented as the first option until an individual employee requests in writing the English variations.

De plus, les documents en français doivent être présentés dans un format au moins aussi accessible et souhaitable que les versions anglaises. Ce n’est là qu’un des éléments du projet de loi 96 visant à faire en sorte que les employés francophones du Québec ne soient pas victimes de discrimination en milieu de travail.

COMPRENDRE LES EXIGENCES EN MATIÈRE DE TRADUCTION

Il y a certaines nuances entre les types de communications qui doivent être traduites, comme les cours de formation, comparativement aux documents officiels.

According to the previous legislation, workers had the right to carry on their activities in French. However, the new legislation states that the employer has the obligation to ensure that this worker’s right is respected. “There’s an additional obligation there on the employer,” says Da Silva, “Let’s say, for example, that employers only provide a certain [training course] to their employees in the English language, that is provided out of their California office by someone who’s speaking about anti-harassment (in English only) and it is mandatory for all employees. Under Bill 96, the employer has an active obligation to ensure that the worker in Quebec can carry out their activities in French.”

Donc, lorsqu’il est question de formations obligatoires et qui ne sont présentées que de vive voix, il faut déterminer si on doit traduire et offrir la même formation aux employés du Québec en français.

The employer must ensure that all training materials are available in French, without exception. “The content has to be accessible and be able to be provided to the employee in French as well,” continues Da Silva, “The [training content] needs to be there, which is not necessarily the same for documents, where it has to be accessible under the same terms as the English version.” 

In other words, this doesn’t necessarily mean that the employer must provide training from a French-language speaker or translate the content under the same terms as the English one, but the core content must be understandable and accessible to the employee.

À l’inverse, les documents officiels, comme les formulaires de demande, les régimes d’encouragement, les documents relatifs aux REER, et cetera, doivent être disponibles dans un document comparable, dans le même format et auprès de sources comparables. Par exemple, supposons que vous utilisez un intranet pour votre documentation en anglais. Dans ce cas, la meilleure pratique sera de s’assurer que votre documentation en français est aussi accessible dans l’intranet que dans la version anglaise.

Préparer vos communications avec les employés

Au début de la Charte de la langue française, il était prévu que les travailleurs avaient le droit d’exercer leurs activités en français. Le projet de loi 96 renforce davantage ce principe, puisqu’il s’applique maintenant aux communications générales destinées aux employés. 

“Communications to individuals need to also be in French,” Da Silva warns, “This raises a very interesting and practical aspect, which we don’t know – how will it be handled in practice?”

Auparavant, les communications destinées à tous les employés, y compris les employés francophones du Québec, devaient comporter une version française et une version anglaise. Toutefois, il n’est pas certain que les communications avec les employés francophones individuels doivent être tenues en français.

“If the CEO doesn’t speak French because they are in a different country, how does that apply practically?” Da Silva questions. 

“One-on-one communications don’t have to be translated, but when somebody is acting in their capacity as a representative of the company, unless the employee explicitly says ‘I’d like to receive your communications in another language,’ it appears that the person [corresponding with the Francophone] will have to send those communications in French.”

Il y a certainement des nuances de gris, surtout dans ce cas-ci. À titre de pratique exemplaire, il est conseillé de traduire le plus de communications possible et de consulter les guides d’aide fournis par l’ office québécois de la langue française (OQLF; Quebec office of the French language).

Nouveau processus d’embauche

Le projet de loi 96 a également modifié la façon dont les entreprises peuvent publier des offres d’emploi, rendant le processus plus strict que la loi précédente.

Auparavant, les employeurs qui publiaient des offres d’emploi en anglais (ou dans toute autre langue que le français) devaient également en afficher une version en français. 

Selon le projet de loi 96, un employeur qui a l’intention de publier une annonce d’emploi dans un quotidien doit d’abord le faire en français. Supposons que l’employeur souhaite également l’afficher dans une autre langue, comme l’anglais. Dans ce cas, il doit s’assurer qu’il utilise les mêmes moyens de transmission et atteint le même public cible de taille proportionnellement comparable. La société doit alors évaluer les outils utilisés pour la publication d’annonces. 

Mais avant d’afficher un emploi en anglais, l’employeur devrait procéder à un exercice d’évaluation pour déterminer s’il a besoin d’un employé qui parle anglais pour le poste vacant. 

“Employers will have to take reasonable means to justify that knowledge of another language is required as a hiring criterion,” warns Da Silva, “every employer will have to demonstrate that it has assessed the actual language needs associated with the duties of the job they are posting.”

Cela signifie que les employeurs doivent démontrer ce qui suit lorsqu’ils affichent un emploi en anglais ou dans toute autre langue que le français :

1. Les fonctions de ce poste particulier exigent du personnel non francophone.
2. Le personnel actuel n’est pas suffisant pour remplir des fonctions nécessitant l’usage d’une autre langue que le français.
3. L’employeur a restreint le nombre maximal de postes qui nécessitent des employés non francophones.

La nouvelle loi aura des répercussions importantes sur les activités commerciales. Toutefois, selon le projet de loi, les entreprises disposeront d’une période de transition d’un an pour s’assurer qu’elles respectent les exigences et qu’elles montrent comment elles ont respecté les obligations en matière d’évaluation. Notamment, cette période de transition d’un an ne s’applique pas aux communications avec les employés, lesquelles doivent déjà être en français. 

Par contre, les employés qui croient avoir été victimes de représailles ou qui sont obligés illégalement d’avoir une connaissance spécifique d’une autre langue que le français peuvent déposer une plainte pour pratique interdite auprès de la Commission des normes du travail du Québec. Pour ce faire, les employés disposent d’un délai de 45 jours à compter de la date de l’incident. Toutefois, si la plainte n’est pas réglée, les employés ont le droit de la renvoyer à l’arbitrage devant le tribunal du travail.

En effet, le projet de loi 96 aura des répercussions importantes sur les entreprises ; vous devrez vous adapter rapidement à la nouvelle façon de faire des affaires au Québec. Ce sera une transition difficile, mais nous vous aiderons avec les connaissances et les outils appropriés dont vous avez besoin pour surmonter les obstacles à la traduction.

Ensure you stay compliant with Bill 96 – Connectez-vous avec notre équipe !